Блог

Бухгалтерские документы, которые необходимы для ведения учета

Проблема, которая часто беспокоит предпринимателей в Польше, это возможность бухгалтерского учета расходов в ситуации, когда нет фактуры. Однако счет-фактура не единственный документ, на основании которого вы можете внести изменения в книгу доходов и расходов.


Бухгалтерские документы точно указаны в Постановлении министра финансов от 23 декабря 2019 года о ведении налоговой книги доходов и расходов. Основанием для записей в книге могут быть:

фактуры, фактуры  VAT RR;
таможенные документы;
счета;
корректирующие фактуры;
доказательства почтовых и банковских оплат.

Когда документы подойдут для бухгалтерского учета?

Бухгалтерскими документами могут считаться только бумаги, содержащие следующие данные:

достоверная идентификация эмитента или указание сторон (наименование и адреса), участвующих в хозяйственной операции;
дата выдачи справки и дата или период хозяйственной операции (если они совпадают, достаточно одного из них);
предмет хозяйственной операции, ее стоимость и количественная оценка;
подписи лиц, уполномоченных документировать хозяйственные операции.
- отмечены номером или любым другим способом, позволяющим связать доказательство с бухгалтерскими записями.

Чеки как бухгалтерские документы

Несмотря на то, что регламент допускает ведение бухгалтерского учета расходов на основании чеков, следует подчеркнуть, что такая возможность существует не всегда, а только в ситуациях, строго определенных регламентом. В соответствии с положением в фискальном чеке могут быть зафиксированы такие расходы, как:

покупка материалов, чистящих средств, товаров для здоровья и безопасности, а также канцелярских товаров в торговых точках,
расходы, понесенные за рубежом на покупку топлива и масел.
Затем полная стоимость квитанции вносится в KPiR посредством внутреннего подтверждения (без возможности вычета VAT), и чек прилагается к его распечатке.

Дополнительно в качестве бухгалтерского документа может рассматриваться чек, если он содержит следующие данные:

номер и дату выдачи,
имя и фамилию налогоплательщика (продавца),
номер, по которому продавец идентифицируется для целей налогообложения,
информация, позволяющая идентифицировать тип услуги, в частности, название автомагистрали, за которую взимается плата,
сумма налога,
общая сумма задолженности.

Эти документы затем считаются счетами-фактурами, что дополнительно позволяет налогоплательщикам вычитать VAT из понесенных расходов.

Если общая сумма, подлежащая уплате по данной транзакции, не превышает 450 злотых или 100 евро, налогоплательщики не должны включать в выставленный счет:

количество поставленных товаров или объем оказанных услуг,
ценe за единицу товара/услуги без налога (цены нетто),
стоимость поставленных товаров/выполненных услуг без учета суммы налога,
налоговые ставки.

Однако наиболее важным элементом является включение идентификационного номера налогоплательщика, то есть NIP, в такой счет-фактуру. Это называется упрощенным счетом-фактурой, который также заносится в записи.

Как долго надо хранить бухгалтерские документы?

Налогоплательщики должны хранить бухгалтерские (налоговые) документы в течение 5 лет, считая с конца календарного года, в котором истек срок уплаты налогов (следовательно, счета-фактуры, зарегистрированные в 2020 году, должны храниться до 2026 года). Нет обязанности рассчитывать дату окончания хранения для каждого документа и декларации отдельно, потому что дата отсчитывается от даты уплаты налога, которая устанавливается крайним сроком подачи годовой налоговой декларации PIT.

Документы должны быть расположены в хронологическом порядке по дате - от самого старого, который находится внизу, до самого нового, который находится вверху всей документации.



Бухгалтерия